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9 November, 2018

… and to live.

Tinha algumas coisas programadas para esta semana – e este post não estava sequer planeado – mas com o decorrer dos dias, achei que fazia muito mais sentido uma conversa mais próxima.

Esta semana de facto está a ser caótica no campo profissional, e para não falar que as idas ao ginásio ultimamente andam a diminuir, o que não está a ser positivo [nada positivo]. Por isso – e porque só estamos como [e onde] queremos estar – deixo aqui também uma promessa de que as coisas realmente vão mudar. Que as 9h – 19h30, têm de passar para as 9h – 18h habituais. Que a cabeça no trabalho tem de ficar à porta do escritório. E é aqui que tudo, na prática, se complica.

Tanta conversa e ainda não sabem onde quero chegar com este post. Gestão do tempo.

Porque também se prende com a minha área profissional e está sempre em paralelo com o dia a dia de todos, deixo a maneira como organizo [ou tento organizar] a minha semana.

#1 Uma agenda

Sim, malta. Não se organiza nada sem uma agenda, um calendário do telemóvel, um quadro de giz lá por casa, uma folha de papel sempre por perto [que pessoalmente não aconselho tanto].. qualquer coisa. Mas para organização de tempo é preciso planear meticulosamente a semana. E juro que a produtividade aumenta a 10(..)00%.

Até há um ano atrás este era o meu ponto fraco. Foi no meu percurso profissional, que um dia um dos meus responsáveis [com o qual aprendi muito], me aconselhou a que utilizasse uma agenda semanal. Ou seja, onde possa ver a semana inteira na mesma página. E resultou. E habituou-me. E já não quero outra coisa. Se tiver à minha frente a planificação de uma semana, fico com a noção das prioridades, responsabilidades – e de que momentos disponho para mim.

E as minhas agendas preferidas são as da Mr. Wonderful.

De facto tem todo um estilo de princesa. Mas quando a abro, todas aquelas cores pastel dão-me vontade de lhe partilhar o meu dia a dia. Ajudam a que os meus dias fiquem mais leves. Fáceis de levar. Têm as frases mais motivantes, e os stickers mais giros. São as minhas preferidas há dois anos – mesmo durante a antiga dificuldade na minha organização desorganizada.

E esta foi a que escolhi para 2019!



 

Toda ela cheira a organização – todos os cantos e espaços em branco.
Podem ver as novidades para o próximo ano no site da Mr.Wonderful.

#2 Definir as prioridades do dia – um cliché

Tenho uma grande necessidade disto quando me vejo com muitas tarefas assim que chego ao trabalho – abrir mails, abrir plataformas, gerir as necessidades da equipa, planear estratégias de apoio – e ainda os assuntos que ficam “para ontem”. Com isto tudo preciso de tempo para pensar e organizar as prioridades. Os timings. As necessidades principais do dia. Por isso paro. Concentro-me durante os meus preciosos 10 minutos em silêncio [que aconselho a toda a santa gente], e numa folha branca planeio o que tem de ser feito ao lango dessas 9h-18h do meu dia – muito para além da minha agenda. Há sempre coisas pequenas que têm de ser feitas e que são sempre esquecidas. Parem. Quando paro as coisas fluem. Vão dando check ao que está feito. No fim do dia é tão bom olhar para a folha e deparar-me com zero coisas por fazer, porque os objectivos do dia foram cumpridos.

O melhor no fim do dia, para mim, é sair pela porta descansada e pronta para um café com as amigas!

#3 Santas pausas

São [tão] a melhor parte do dia! Na minha opinião – e é o que tento implementar no meu dia a dia – é que sejam feitas pausas [pelo menos três]. Para além da hora de almoço, os sagrados 15 minutos para o café [ou descafeinado no meu caso], e 15 minutos para as conversas trocadas e o snack da tarde. Falar e conhecer melhor as pessoas com quem trabalho motiva [em laaaarga medida] o meu dia. A relação com a minha equipa motiva-me todos os dias, e mesmo que o trabalho lá para o fim do mês seja chato, elas estão lá. E quando, para além de colegas, se tornam mesmo amigas?

#4 Evitar interrupções

Quando se trabalha com pessoas, é ingrato pedir isto. Mas é preciso e é imprescindível ter tempo para me focar em determinados assuntos. A minha estratégia sempre foi explicar às pessoas com quem trabalho que por vezes preciso disso. E quando pego nos meus phones e ligo a minha música, já sabem que vem aí um momento de concentração. O importante nisto tudo é que se conheça a equipa com quem se trabalha – e que eles nos conheçam. Só o bocadinho necessário para respeitarem o nosso espaço.

#5 Se é para fazer agora, é hoje

“Oh, hoje já não dá, fica para amanhã” já foi muito usado por mim. É errado – mas advém muito das prioridades do dia. Se caiu o mail mesmo quando estava a desligar o pc, calma. Há coisas que, sim, podem ficar para amanhã. Mas se tens tempo, disponibilidade e cabeça no próprio dia, despacha a situação. Amanhã vai aparecer outra situação complicada, e a de ontem? Já foi, e pode ter muito menos importância – e por isso vai ficar para segundo plano – mas continua a ter de ser resolvida.

E então vamos lá fazer o resto da semana acontecer – e o tempo fluir.
Entretanto preparem os casacos e os dias que aí vêm para as minhas sugestões e novidades de fim de semana com o WeekTrend que está quase a sair.

Um beijinho,
La Femme & Co

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  13. Eu também passei a usar a agenda há 2/3 anos, e de facto ajuda imenso na planificação das tarefas, e consequentemente na planificação do dia…
    Aproveito para agradecer, não conhecia as agendas Mr. Wonderful, mas foram a sugestão ideal para uma das prendas de Natal mais difíceis que tinha para comprar 🙂

    Obrigado pela partilha 🙂

    1. Agenda faz todo o sentido quando precisamos mesmo de nos forcar-mos no tempo que temos disponível para tudo o que temos para fazer! Já não passo sem a minha (:
      Ainda bem que te consegui ajudar! (:

  14. Sinto precisamente o mesmo! No meu caso uso agenda e quadro branco! Ajuda-me imenso a perceber o que já fiz, se fui produtiva ou não.

    Adorei este post. Continua e boa sorte!

    Um beijinho*

    1. Comigo funciona mesmo! O quadro branco nunca experimentei, mas vou tentar e depois digo-te alguma coisa 🙂
      Um beijinho!

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